Wer regelmäßig von zu Hause arbeitet, kann in Österreich zusätzlich zum normalen Werbungskosten-Pauschbetrag die Homeoffice-Pauschale geltend machen. Dieser Beitrag erklärt die genaue Höhe, den Unterschied zum automatischen Pauschbetrag und welche Arbeitsmittel darüber hinaus absetzbar sind.
Die Homeoffice-Pauschale im Detail
Die Homeoffice-Pauschale beträgt bis zu 3 € pro Tag, an dem die Tätigkeit ausschließlich zu Hause ausgeübt wird, begrenzt auf maximal 100 Tage im Kalenderjahr. Damit sind insgesamt bis zu 300 € pro Jahr steuerlich begünstigt, entweder durch eine steuerfreie Auszahlung des Arbeitgebers oder als nachträglicher Abzug in der Arbeitnehmerveranlagung (ANV).
Voraussetzung ist eine klare Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Homeoffice-Tätigkeit sowie eine Aufzeichnung der tatsächlichen Homeoffice-Tage, etwa über den Dienstplan oder eine formlose Liste.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen einem vollen und einem gemischten Arbeitstag: Nur Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich von zu Hause aus erbracht wird, zählen für die Pauschale. Ein Vormittag im Homeoffice mit anschließendem Kundentermin oder Bürobesuch am selben Tag zählt steuerlich nicht als Homeoffice-Tag. Wer die Tage nicht laufend dokumentiert, läuft Gefahr, am Jahresende zu wenige oder zu viele Tage anzusetzen und damit entweder Geld liegen zu lassen oder eine spätere Korrektur durch das Finanzamt zu riskieren.
Voraussetzungen und Vereinbarung mit dem Arbeitgeber
Damit die Homeoffice-Pauschale überhaupt zusteht, muss zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer grundsätzlich Einvernehmen über die Homeoffice-Tätigkeit bestehen. Eine mündliche Absprache reicht rechtlich zwar oft aus, in der Praxis empfiehlt sich jedoch eine schriftliche Regelung, etwa per E-Mail oder als Zusatz zum Dienstvertrag, in der zumindest die ungefähre Anzahl der Homeoffice-Tage pro Woche festgehalten wird.
Eine solche Vereinbarung erleichtert nicht nur die interne Abstimmung im Unternehmen, sondern dient auch als Nachweis, falls das Finanzamt im Rahmen einer Prüfung Rückfragen zur tatsächlichen Homeoffice-Tätigkeit stellt. Fehlt eine klare Vereinbarung völlig, kann dies im Zweifel dazu führen, dass die geltend gemachten Homeoffice-Tage nicht anerkannt werden.
Auch bei einem Arbeitgeberwechsel innerhalb desselben Jahres ist auf eine korrekte Abgrenzung zu achten: Die maximal 100 Homeoffice-Tage und der Höchstbetrag von 300 € gelten pro Kalenderjahr und Person, nicht pro Dienstverhältnis. Wer bei zwei Arbeitgebern tätig war, muss die Tage daher über beide Dienstverhältnisse hinweg zusammenrechnen.
Pauschbetrag vs. tatsächliche Kosten
Der allgemeine Werbungskosten-Pauschbetrag von 132 € pro Jahr wird unabhängig von der Homeoffice-Pauschale automatisch bei jeder Lohnverrechnung abgezogen. Wer höhere tatsächliche Werbungskosten hat, etwa für Fachliteratur oder Fortbildungen, kann diese zusätzlich über die ANV geltend machen, sofern die Summe über dem Pauschbetrag liegt.
Alle Schritte zur Eingabe dieser Beträge in FinanzOnline erklärt der Beitrag zur Arbeitnehmerveranlagung über FinanzOnline.
Auch Teilzeitbeschäftigte haben Anspruch auf die Homeoffice-Pauschale, allerdings jeweils nur für die Tage, an denen tatsächlich im Homeoffice gearbeitet wurde. Eine Kürzung nach dem Beschäftigungsausmaß findet darüber hinaus nicht statt – entscheidend ist allein die Anzahl der konkreten Homeoffice-Tage, nicht das Stundenausmaß der Anstellung.
Absetzbare Arbeitsmittel
Neben der Homeoffice-Pauschale lassen sich Arbeitsmittel wie Computer, Bildschirm oder Drucker anteilig oder vollständig absetzen, abhängig vom beruflichen Nutzungsanteil. Für ergonomisches Mobiliar wie Schreibtisch oder Drehstuhl gilt zudem ein eigener jährlicher Höchstbetrag, der zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale beansprucht werden kann.
Voraussetzung ist in jedem Fall eine ordnungsgemäße Rechnung mit Ausweis der Umsatzsteuersowie eine überwiegende berufliche Nutzung der angeschafften Gegenstände.
Günstigere Anschaffungen wie Tastatur, Maus oder eine zusätzliche Monitorhalterung lassen sich in der Regel sofort im Anschaffungsjahr vollständig absetzen. Teurere Arbeitsmittel, etwa ein hochwertiger Laptop oder ein zweiter Bildschirm, müssen hingegen über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden. Eine überschlägige Einschätzung der Nutzungsdauer sowie eine korrekte Aufteilung zwischen beruflicher und privater Nutzung sind dabei entscheidend, insbesondere wenn das Arbeitsmittel auch privat genutzt wird.
Internetkosten und ein anteiliger Telefontarif lassen sich ebenfalls als Werbungskosten geltend machen, sofern eine berufliche Mitveranlassung glaubhaft gemacht werden kann. Hier hat sich in der Praxis ein pauschaler beruflicher Anteil zwischen 20 % und 50 % etabliert, abhängig vom Umfang der Homeoffice-Tätigkeit. Auch hierfür ist eine Rechnung erforderlich, die im Idealfall auf die absetzende Person ausgestellt ist.
Homeoffice-Pauschale vs. Pendlerpauschale
Wer teils im Büro und teils im Homeoffice arbeitet, sollte beide Begünstigungen im Zusammenspiel betrachten. Für Bürotage kann je nach Wegstrecke und Zumutbarkeit öffentlicher Verkehrsmittel weiterhin die Pendlerpauschale und der Pendlereuro zustehen, allerdings aliquotiert nach der tatsächlichen Anzahl der Fahrten pro Monat. Für die übrigen Tage im Homeoffice kommt stattdessen die Homeoffice-Pauschale zum Tragen.
Eine überschlägige Jahresrechnung beider Varianten lohnt sich vor allem bei einem Mischmodell mit zwei oder drei Bürotagen pro Woche, da sich je nach individueller Wegstrecke unterschiedliche Vorteile ergeben können.
Häufige Fehler bei der Homeoffice-Pauschale
Ein verbreiteter Fehler ist die lückenhafte Dokumentation der tatsächlichen Homeoffice-Tage während des Jahres. Wer erst bei Abgabe der Arbeitnehmerveranlagung versucht, die Anzahl der Tage rückwirkend zu rekonstruieren, überschätzt oder unterschätzt die tatsächliche Anzahl häufig deutlich.
Ebenso häufig wird übersehen, dass die Homeoffice-Pauschale und der allgemeine Werbungskosten-Pauschbetrag von 132 € unabhängig voneinander zustehen und sich nicht gegenseitig ausschließen. Manche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verzichten fälschlicherweise auf die gesonderte Eintragung der Homeoffice-Pauschale, weil sie annehmen, der automatische Pauschbetrag decke diese bereits ab.
Ein dritter Fehler betrifft die Vermischung von Homeoffice-Pauschale und tatsächlichen Kosten für dieselben Ausgabenposten: Wer bereits die Pauschale für einen Arbeitsraum beansprucht, kann für dieselben Kosten in der Regel nicht zusätzlich tatsächliche Raumkosten geltend machen.
Belege richtig aufbewahren
Auch wenn Belege bei der elektronischen Einreichung über FinanzOnline nicht automatisch mitgeschickt werden, kann das Finanzamt diese jederzeit nachträglich anfordern. Rechnungen zu Arbeitsmitteln und Nachweise der Homeoffice-Tage sollten daher mindestens sieben Jahreaufbewahrt werden.
Selbstständige, die statt der Homeoffice-Pauschale Betriebsausgaben geltend machen, finden die passenden Regeln im Beitrag zu SVS-Beiträgen steuerlich absetzen. Einen Gesamtüberblick über alle Abzüge bietet der Hauptratgeber zu Steuern & Abzüge.